Tietosuojaseloste

Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on: https://audiens.fi.

Tietosuojakäytännöt

Jokainen ihminen arvostaa yksityisyyttään. Niin tekevät asiakkaamme ja työntekijämmekin. Siksi olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyyn sovellettavia lakeja. Liiketoimintamme ja toimintamme edellyttävät kuitenkin henkilötietojen keräämistä ja käyttöä.

Tietosuojaperiaatteemme kuvaavat esimerkiksi sitä, mitä henkilötietoja keräämme ja käytämme, mihin tarkoituksiin, kenellä on pääsy henkilötietoihisi ja mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi liittyen.

Audiens käsittelee rekisterinpitäjänä sinua koskevia henkilötietoja näiden periaatteiden ja sovellettavien lakien mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan nämä periaatteet huolellisesti. Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain liiketoimintamme kehityksen tai sovellettavien lakien muutosten yhteydessä. Päivitetyt tietosuojaperiaatteet löytyvät verkkosivustoltamme, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin.

Keskeiset periaatteet

Yksityisyytesi on tärkeää

Myynti- ja markkinointiyritykset keräävät ja käyttävät tyypillisesti paljon henkilötietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet noudattamaan kaikkia sovellettavia tietosuojalakeja.

Henkilötiedot ovat luottamuksellisia

Henkilötietosi ovat luottamuksellisia, ja ensisijaisesti työntekijöillämme on pääsy niihin tai rajoitetuissa tilanteissa alihankkijoilla, joiden kanssa olemme tehneet kirjallisen sopimuksen.

Keräämme ja käytämme henkilötietoja suunnitellusti

Vältämme henkilötietojen tarpeetonta keräämistä, käyttöä ja tallentamista.

Kirjalliset sopimukset alihankkijoiden kanssa

Käytämme vain sellaisia alihankkijoita, jotka ovat tehneet kanssamme kirjallisen sopimuksen ja jotka ovat sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi.

Jos käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja, teemme sen ainoastaan heidän hyödykseen

Käsittelemme usein asiakkaidemme henkilötietoja myös heidän myynti tai markkinointipalveluidensa alihankkijana. Tämä perustuu aina kirjallisiin sopimuksiin, emmekä käytä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin asiakkaan hyödyksi heidän ohjeidensa mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn pääasialliset tarkoitukset

Keräämme ja käytämme henkilötietoja pääasiassa palveluidemme tarjoamiseen ja toimittamiseen, markkinointiin, asiakassuhteiden hallintaan, laskutukseen ja myynti- ja markkinoitnipalveluliiketoiminnan kehittämiseen.

Miten käytämme henkilötietojasi?

Keräämme, tallennamme ja käytämme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasialliset tarkoitukset ovat:

Palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen sekä asiakkuuksien hallinta

Käytämme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa, kuten palveluidemme tarjoamisessa ja toimittamisessa, laskutuksessa ja maksujen perinnässä, asiakasvalitusten käsittelyssä, asiakastuessa ja asiakastyytyväisyyden varmistamisessa. Joitakin palveluitamme voi käyttää myös kirjautumalla verkkopalveluun henkilökohtaisella käyttäjätilillä. Voimme käyttää henkilötietoja myös palveluilmoitusten yhteydessä.

Palveluidemme markkinointi ja viestintä

Sovellettavien lakien rajoissa voimme myös kerätä ja käyttää henkilötietoja markkinointi- ja suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämä voi sisältää henkilötietojen käytön ja analysoinnin markkinoinnin ja palvelutarjousten kohdentamiseksi. Voimme esimerkiksi näyttää kanavissamme kohdennettuja viestejä ja sisältöä sen perusteella, mistä olet aiemmin ollut kiinnostunut.

Markkinointi- ja myyntipalveluiden tuotekehitys

Uskomme jatkuvaan kehitykseen. Siksi voimme käyttää henkilötietoja myös markkinointipalveluidemme kehittämiseen, kuten uusien palvelukonseptien suunnitteluun tai prosessiemme parantamiseen.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietoja voidaan kerätä ja käyttää myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpitoon ja viranomaisten pyyntöihin vastaamiseen.

Henkilöstöhallinto

Työntekijöihin ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja kerätään ja käytetään pääasiassa henkilöstöhallinnon tarkoituksiin, työsopimuksiin liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseen sekä avoimien työpaikkojen arviointiin ja valintaan.

Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä?

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa itseltäsi ja myöhemmin palveluitamme käyttäessäsi. Voimme kerätä asiakkaita koskevia henkilötietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.

Keräämme myös verkkosivustomme kävijätietoja Google Analyticsin, HubSpotin ja Leadfeederin avulla, jotta voimme analysoida ja kehittää verkkosivustoamme sekä kohdistaa relevanttia markkinointia verkkosivustomme kävijöille.

Keräämme ja käytämme pääasiassa asiakkaisiimme (mukaan lukien potentiaaliset asiakkaat), työntekijöihimme ja työnhakijoihimme liittyviä henkilötietoja.

Tyypillisesti voimme saada seuraavat henkilötiedot suoraan asiakkaidemme yhteyshenkilöltä:

• Asiakkaan yhteyshenkilön työnantajan nimi, yhteyshenkilön nimi, työosoite, työsähköpostiosoite, puhelinnumero, työtehtävänimike;
• Tiedot yhteyshenkilön markkinointisuostumuksista ja/tai kieltäytymisistä;
• Henkilön antamat luokittelutiedot, kuten kiinnostuksen kohteet;
• Verkkolomakkeiden tai chatin kautta annetut tiedot;

Palveluidemme käytön yhteydessä voimme käsitellä myös seuraavia henkilötietoja:

• IP-osoite;
• Henkilötietoja sisältävät tilaus- ja laskutustiedot;
• Evästeiden avulla kerätyt tiedot;
• Verkkosivustomme käyttöön liittyvät tiedot.

Kolmansien osapuolten lähteistä voimme saada seuraavia asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja:

• Sosiaalisen median, kuten Facebookin, LinkedInin ja Instagramin, käyttö.

Työntekijöihin ja työnhakijoihin liittyvien tietojen osalta käsittelemme pääasiassa seuraavia työntekijältä itseltään tai työsuhteen aikana saamiamme henkilötietoja:

• Työntekijään tai työnhakijaan liittyvät yhteystiedot;
• Työnhakijan hakemus, ansioluettelo ja suositustiedot, jotka on vastaanotettu hakijan suostumuksella;
• Palkanmaksuun tarvittavat tiedot;
• Työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi tarvittavat tiedot;
• Tietyt työntekijään liittyvät erityistietoryhmät (ammattiliiton jäsenyys ja terveyteen liittyvät tiedot), mutta ainoastaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Suostumuksellasi voimme kerätä ja käsitellä myös muita tietoja.

Mikä on henkilötietojen käytön peruste?

Varmistamme, että meillä on aina vähintään yksi lain edellyttämä ehto henkilötietojesi keräämiselle ja käyttämiselle. Voimme käsitellä tietojasi useilla eri perusteilla.

Potentiaalisten ja olemassa olevien asiakkaiden henkilötietoja käsitellään pääasiassa sopimusten täytäntöönpanemiseksi tai oikeutettujen etujemme edistämiseksi, joita ovat erityisesti palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen, asiakassuhteiden hallinta, suoramarkkinointi, markkinointipalveluiden kehittäminen, asiakasvalitusten ja -palautteiden käsittely sekä tuki- ja muiden palveluiden tarjoaminen.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös suostumuksesi perusteella, mikä koskee pääasiassa sähköpostiosoitteesi käyttöä sähköpostimarkkinointiin. Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Kenellä on pääsy tietoihisi?

Henkilötietojasi käsittelevät ensisijaisesti oman organisaatiomme ihmiset suorittamiensa tehtävien yhteydessä.

Henkilötietojasi voidaan toisinaan luovuttaa luottamuksellisesti alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen sopimuksen perusteella. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja ainoastaan sovitusti ja ohjeiden mukaisesti näissä periaatteissa määriteltyjen tarkoitusten edistämiseksi.

Saatamme käyttää alihankkijoita asiakastietoihin liittyen erityisesti tietojen tallentamiseen ja hallintaan (pilvitallennus, projektinhallinta, viestintä, CRM), tekniseen tukeen ja verkkosivustojen kehittämiseen.

Työsuhteisiin liittyvissä asioissa voimme käyttää alihankkijoita erityisesti kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluissa, työterveyshuollossa ja tietojen tallennuksessa (pilvipalvelut).

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen tai viranomaisen vaatimuksen vuoksi.

Voimme myös siirtää anonymisoitua tai tilastollista dataa, josta ei ole mahdollista tunnistaa henkilöä. Jos tällaista dataa ei enää pidetä henkilötietona, voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille myös muihin kuin tässä kuvattuihin tarkoituksiin.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n ulkopuolelle?

Tietyissä tilanteissa henkilötietojasi voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Jotkin käyttämistämme pilvipalveluista saattavat sijaita EU:n ulkopuolella. Joskus voimme myös käyttää EU:n ulkopuolella sijaitsevia kehitysalihankkijoita.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, varmistamme, että vastaanottaja sijaitsee maassa, jossa on riittävät suojatoimet (EU:n komission kulloinkin päättämän mukaisesti), että vastaanottajalla on Privacy Shield -sertifikaatti (jos kyseessä on Yhdysvalloissa toimiva yritys) tai että siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita käyttäen.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeen niiden tarkoituksen kannalta tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella niiden tarkoituksen ja tilanteen mukaan. Säilytysaika voi perustua myös lakiin, kuten kirjanpitoon. Pyrimme myös pitämään tietosi ajan tasalla. Tarpeettomat tiedot poistetaan.

Miten tietosi pidetään turvassa?

Tietosi tallennetaan pääasiassa sähköisessä muodossa palveluntarjoajiemme tarjoamille palvelimille, jotka on suojattu alan yleisten standardien ja käytäntöjen mukaisesti. Käsittelemme ja säilytämme henkilötietosi luottamuksellisina emmekä luovuta niitä kenellekään muulle kuin niille, jotka niitä työssään tarvitsevat, tai luottamuksellisesti sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisilla tunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksilla. Myös tilamme ovat turvalliset ja suojatut.

Onko henkilötietojen antaminen pakollista?

Jos et anna meille joitakin henkilötietojasi tai salli niiden käsittelyä, on hyvin todennäköistä, ettemme voi palvella sinua ja täyttää liiketoimintamme tarkoitusta. Jos et halua meidän käsittelevän tietojasi, pyydämme sinua olemaan antamatta meille mitään henkilötietoja.

Miten käytämme evästeitä verkkosivustollamme?

Käytämme verkkosivustollamme HubSpot Analytics- ja Google Analytics -ohjelmistoja sekä Team Tailor – ohjelmistoa, jotta voimme tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen kävijöillemme. Käytämme verkkosivustollamme evästeitä tarjotaksemme parhaan mahdollisen käyttökokemuksen verkkosivustomme kävijöille. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka sijoitetaan käyttäjän tietokoneelle ja joiden tarkoituksena on tallentaa vaatimaton määrä käyttäjään ja verkkosivustoon liittyvää tietoa. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Voimme käyttää evästeitä verkkosivustomme ja palveluidemme kehittämiseen, verkkosivuston käytön analysointiin sekä markkinointitoimien kohdentamiseen ja optimointiin. Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit asettaa verkkoselaimesi poistamaan ne käytöstä. Huomaa, että useimmat selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti. Jos poistat evästeet käytöstä, sinun tulee ymmärtää, että tietyt verkkosivustomme palvelut eivät välttämättä toimi oikein.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Peruuta suostumuksesi

Jos käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä meille esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen jussi.ala-kortesmaa@audiens.fi.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus vahvistaa, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja myös tietää, mitä tietoja meillä on sinusta. Lisäksi sinulla on oikeus saada laissa kuvattuja lisätietoja käsittelytoiminnasta.

Oikeus saada virheet korjattua

Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan kaikki hallussamme olevat virheelliset tai vanhentuneet henkilötietosi.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietojasi ei käsitellä suoramarkkinointitarkoituksiin, lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen jussi.ala-kortesmaa@audiens.fi.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jussi.ala-kortesmaa@audiens.fi. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua antamaan meille nimesi, yhteystietosi, puhelinnumerosi sekä kopion voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta, kuten henkilökortista tai passista, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit aina myös tehdä ilmoituksen valvontaviranomaiselle.

Voiko tätä tietosuojakäytäntöä päivittää?

Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä toimintamme muuttuessa tai kehittyessä. Myös lainsäädännön muutokset voivat edellyttää tämän tietosuojakäytännön päivittämistä. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet ne päivitetyn tietosuojakäytännön muodossa. Siksi pyydämme sinua käymään tällä sivulla ja lukemaan tämän tietosuojakäytännön aika ajoin.

Keneen voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:

Audiens Oy
Itämerenkatu 1, 00180 Helsinki, Suomi
Y-tunnus: 2693417-8

Audiens Oy:n yhteyshenkilö:

Jussi Ala-Kortesmaa
jussi.ala-kortesmaa@audiens.fi